Probleem: Je bent bezig met het opbouwen van een spreadsheet in excel, maar je stelt vast dat je gegevens nodig hebt die reeds in een andere tabel beschikbaar zijn. Domweg werken met een copy/paste lijkt een tijdrovend werkje. Daarenboven kan je opnieuw beginnen als de gegevens van de andere tabel veranderen. Er is een veel elegantere manier: link beide tabellen aan elkaar en klaar.

We heben het voorbeeld dat hieronder wordt uitgewerkt in de lijst gezet, zodat je het kan downloaden.

Praktisch voorbeeld: Je wenst een overzicht per klant te maken, en welke producten die besteld heeft. In de tabel heb je uiteraard ook graag de prijs per product. De prijslijst van de verschillende producten wordt echter in een andere tabel bijgehouden en maandelijks herzien. Manueel invoeren van de prijs per product is een afstompend werkje, je hebt wel betere dingen te doen!! Oplossing beide tabellen aan elkaar linken en de informatie van de prijslijst wordt automatisch gebruikt in je overzicht per klant.

Oplossing: Om 2 tabellen te linken, kan je best de functie ‘vlookup’ gebruiken. Het is belangrijk om een informatie te bepalen die in de beide tabellen voorkomt. Deze gemeenschappelijke informatie zal je in staat stellen om de link tussen de 2 tabellen mogelijk te maken. In ons voorbeeld is dit de (unieke) product code (zie voorbeeld). Het is belangrijk dat dit in een kolom in tabel 2 staat en slechts 1 maal voorkomt (anders kan zou je dit kunnen linken aan meerdere waarden en welke is dan de goeie?)

vlookup(lookup_value,table_array,col_index_num,range_lookup)

lookup_value: de waarde die je wenst terug te vinden in de andere tabel. In ons voorbeeld is dit de (unieke) productcode. Maak hier de kolom referentie absoluut, zodat je later de formule makkelijk kan doortrekken.

tabel_array: de volledige tabel 2. In ons voorbeeld is dit de prijslijst van de verschillende producten. Maak de referentie van de tabel absoluut, zodat je later de formule makkelijk kan doortrekken.

col_index_num: Dit getal bepaalt de output van de functie. In ons voorbeeld zal de functie de product code opzoeken in de prijslijst. We wensen als resultaat van de functie de prijs van het product te verkrijgen. Vermits prijs in de 4de kolom van de prijslijst staat, vullen we hier 4 in, de 4de kolom dus.

range_lookup: vul hier ‘false’ in, zodat de functie naar een exacte ‘match’ zoekt.

Hieronder enkele screen dumps van ons voorbeeld om het wat concreter te maken:

1. Starten met de klantenlijst met product code

2. De prijslijst van de verschillende producten

3. Het linken van beide tabellen

4. Het uiteindelijke resultaat