Beste bezoekers,

Om onze excelblog op een nog professionelere manier te kunnen uitbouwen, gaan we vanaf nu verder met de excel tips en tricks op onze nieuwe website:

www.exceltips.be

De eerste dagen zullen wij volop bezig zijn om de huidige posts perfect over te brengen naar onze nieuwe webstek, na een week zullen we zeker en vast terug nieuwe posts uitwerken!

Floris en Steven

Probleem: Je wil de inhoud van cellen verbergen omdat je bijvoorbeeld het worksheet met je data op gaat afdrukken. Het zou handig zijn dat je dit kan doen op basis van een waarde van een cel (1=gegevens verbergen, 0=gegevens tonen), zodat je kan omschakelen wanneer je wil.

Oplossing: Ook hier: conditional formatting op basis van een formule.

Zoals je ziet in de afbeelding hierboven, zullen we op basis van de waarde in cel J2 ervoor zorgen dat je de gegevens in kolommen G en H wel of juist niet te zien krijgt.

Hiervoor selecteer je alle cellen die je wil onzichtbaar maken dmv deze truuk: in dit geval van G1 tot H14 (G1:H14). Daarna ga je naar “Conditional Formatting” en klik je op “New rule…”.

Selecteer dan “Use a formula to determine…”

Vul de volgende formule in:

=$J$2=0

Als formaat zorg je ervoor dat je de tekst in het wit zet (of de tekst dezeflde kleur als de achtergrond).

Tweemaal “Ok” klikken en klaar is kees! Als je nu cel J2 van waarde verandert (1 of 0) zal je zien dat de waarden respectievelijk zichtbaar en onzichtbaar zijn.

Probleem: Je hebt een database die verschillende lijnen omvat, met natuurlijk verschillende waarden. Je hebt een lijst van referentiewaarden en zou visueel willen voorstellen hoeveel keer de referentiewaarden (bijvoorbeeld de lotto-cijfers) in je database voorkomt.

Oplossing: Conditional formatting op basis van een formule!

Om dit te bereiken gaan we gebruik maken van de COUNTIF() functie. De COUNTIF() functie zal in een range het aantal cellen tellen dat gelijk is aan een bepaalde waarde. Ze heeft dus 2 argumenten: een range (waarin geteld wordt) en een voorwaarde.

We willen dus een waarde in de tabel inkleuren als ze voorkomt in de lijst met referentiewaarden (List).

We selecteren daarom alle waarden van de tabel. In de selectie zal 1 actieve cel te zien zijn (deze is binnen de selectie lichter gekleurd). Als je de tabel selecteert vertrekkende van cel A2, zal cel A2 de actieve cel zijn. Dit is belangrijk voor ‘t ingeven van de formule, zometeen.

Selecteer “New Rule…” en klik op “Use a formula to…”

Geef de volgende formule in:

=COUNTIF($B$13:$B$16;A2)

Noteer dat we hier als voorwaarde de actieve cel hebben ingegeven. Deze formule geeft dus het aantal keren dat waarde A2 in het lijstje ‘List’ voorkomt. U begrijpt dat dit enkel 1 of 0 kan zijn (aangezien we ervan uitgaan dat ‘t lijstje unieke waarden bevat).

In excel staat 1 voor TRUE en 0 voor FALSE. Als de formule dus 1 als uitkomst heeft (= de waarde komt dus voor in ‘t lijstje) zal het voorwaardelijke formaat worden toegepast.

Klik op “Format…” en selecteer een formaat voor deze cellen (bijvoorbeeld een lege achtergrond). Klik 2 maal op “Ok” en klaar is kees!

Probleem: Je hebt een enorme tabel in excel met een heel aantal lijnen. Je zou maar al te graag de leesbaarheid willen verhogen.

Oplossing: Via conditional formatting je rijen afwisselend blanco en een kleurtje geven.

More after the jump!

Om dit te kunnen doen is het belangrijk om even een inleiding te geven over de MOD() functie en de ROW() functie.

1. De MOD() functie geeft de restwaarde bij een deling. Herinner u hoe er vroeger in de lagere school gerekend werd: 5 delen door 2 geeft als uitkomst 2 met restwaarde 1. Analoog geeft MOD(5;2) waarde 1 als uitkomst:

Hier zit ‘m nu net de truuk. Als we het rijnummer delen door 2 zullen we door middel van de MOD() functie steeds 1 of 0 uitkomen. 1 of 0 staat voor TRUE of FALSE.

Als we nu conditional formatting gaan toepassen obv de MOD() functie zal het formaat (bv. een grijze achtergrond) worden toegepast als de functie 1 geeft als uitkomst (TRUE) en niet worden toegepast in het geval van een 0.

2. De ROW() functie geeft als resultaat het rijnummer. Typ in eender welke cel =ROW() in en je krijgt als resultaat het rijnummer van de bewuste cel.

Dus: we selecteren heel het gebied waar we de formattering op willen toepassen

We maken een nieuwe ‘rule’ aan onder ‘conditional formatting’ in de Home tab.

We klikken op “Use a formula…”

En vullen volgende formule in: =MOD(row();2)

Daarna klikken we op de knop “Format…” en zorgen ervoor dat we de formattering kiezen die we willen (in dit geval de grijze achtergrond).

We klikken 2 keer op “Ok” en klaar is kees!

Probleem: Je hebt een lijst in excel, waar een aantal foutmeldingen inzitten van het type #N/A of #Value, etc… Hoe kan je deze foutmeldingen onzichtbaar maken, om bijvoorbeeld je sheet af te drukken?

Oplossing: gebruik conditional formatting op basis van een formule!

Hoe doen we dit nu?

1. Selecteer de cellen waar je de formattering op wil toepassen (D2:D20).

2. Klik op “Conditional Formatting” en dan op “New Rule”.

3. Klik op “Use a formula…”

4. Tik de volgende formule in: “=iserror(d2)”. D2 gebruik je als cel, omdat dit nu de actieve cel is in de selectie.

5. Kies de formattering die je wil: in dit geval dezelfde kleur voor de tekst als de kleur van de achtergrond.

6. Klik 2 maal “OK” en klaar!

Was dit niet duidelijk? Heb je andere vragen? Laat een bericht na in de comments!

Technorati : conditional formatting excel interface
Del.icio.us : conditional formatting excel interface
Zooomr : conditional formatting excel interface
Flickr : conditional formatting excel interface

Probleem: Je hebt een heleboel data in een kolom, met scores. Je wil dit op een overzichtelijke manier weergeven, zonder meteen naar draaitabellen te grijpen.

Oplossing: Zorg ervoor dat je grafieken in een cel maakt! Zo ziet ‘t eruit:

Ik geef hier de score voor “Free Market” weer met een grafiek. Deze staafdiagrammen zijn gemaakt met de REPT() functie. Met de REPT() functie kan je een bepaald karakter een aantal keer achter elkaar weergeven. Bijvoorbeeld REPT(“X”,10) wordt dan “XXXXXXXXXX”. De truuk voor de staafdiagrammen is om te werken met het “|” karakter. Als je de cel met deze diagrammen dan formatteert met een voldoende klein lettertype, ziet de grafiek eruit zoals hierboven. Hier is de formule die eracher zit:

Nu, wat is ‘t nut van zo’n staafdiagram in een cel? Het is bijvoorbeeld gemakkelijker om data voor lange lijsten op deze manier weer te geven. Een gewone staaf-grafiek zal al gauw onoverzichtelijk worden en de waarden op de assen worden dan niet altijd goed weergegeven. Ook voor een licht dashboard is dit erg handig!

Samen met conditional formatting (vb. een andere kleur geven aan het minimum en het maximum van de waarden) is dit een erg krachtige tool om data te representeren!

Probleem: je hebt een erg lange excel lijst met records van een database. Je wil hier nu de duplicaten uithalen en verwijderen, met andere woorden de tabel ontdubbelen. Hoe moet dit?

Oplossing: een combinatie van de IF() functie en de COUNTIF() functie.

Je hebt een lijst van records uit een database: in kolom 1 staan bijvoorbeeld namen, hier ga je de dubbels eruit halen.

Gebruik hiervoor de COUNTIF() functie: we gaan door de lijst lopen van het eerste naar het laatste record (van boven naar beneden) en tellen hoeveel keer een waarde tot dan voorkomt. Is dit 1 keer, wil dit zeggen dat de waarde tot dan uniek is, is het meer dan 1 dan wil dit zeggen dat de waarde ervoor al voorkwam en dus gedelete mag worden.

Het enige dat we nu nog moeten doen is een filter opzetten, en filteren op “Delete”.

Selecteer nu gewoon deze rijen, rechtsklikken en op ‘Delete Row’ klikken.

Als je nu de filter afzet, zal je zien dat je tabel ontdubbeld is!

Is dit niet duidelijk? Heb je andere vragen? Laat gerust iets weten in de comments!

Technorati : countif duplicates excel tutorial
Del.icio.us : countif duplicates excel tutorial
Zooomr : countif duplicates excel tutorial
Flickr : countif duplicates excel tutorial

Probleem: Je wil bepaalde cellen in je excel workbook er laten uitspringen door ze een kleur te geven afhankelijk van de waarde van de cel.

Oplossing: Conditional formatting in excel!

We starten met een tabel waar voor verschillende namen een aantal scores worden weergegeven:

Voor de verschillende kolommen zouden we willen weergeven welke scores goed zijn en welke slecht. Bv. in kolom B, Timing, is 20 een goede score en 0 een slechte. Stel dat we 20 willen weergeven in het groen, en 0 in het rood. Vandaar de naam Conditional Formatting omdat je formattering afhangt van een conditie: in dit geval de waarde van de cel.

Hoe doen we dit nu?

We selecteren eerst cel B2, en klikken daarna op “Conditional Formatting” > “Highlight cell rules” > “Equal To…” in de Home tab.

In het venster dat dan verschijnt kan je links (rood omcirkeld) aangeven welke waarde er in het oog moet gehouden worden, en rechts kan je uit een aantal vooraf bepaalde formaten kiezen, of zelf één bepalen (custom).

Druk op Ok om deze instelling te bewaren. Hoe ga je nu de cel rood kleuren als de waarde gelijk is aan 0? Simpel: herhaal bovenstaande stappen (voor dezelfde cel: in dit geval B2) en vul0 in ipv 20 in het venstertje hierboven. Om deze instellingen naar de andere cellen van kolom B te kopiëren gebruik je de “Format Painter”.

Selecteer cel B2, klik op Format Painter, en selecteer alle cellen waar je de formatteringsregels op wil gebruiken. Het resultaat ziet er zo uit:

Heb je nog vragen over Conditional Formatting in Excel, of is bovenstaande post niet duidelijk? Laat gerust een berichtje achter in de comments!

Technorati : excel formatting tutorial
Del.icio.us : excel formatting tutorial

Stel: je hebt een retroplanning (of backtiming) gemaakt, maar zou die op een mooie manier willen weergeven. Je hebt geen gespecialiseerde software zoals MS Project, en je bent al helemaal geen held in conditional formatting.

Hoe kan je dit dan doen in excel?

Eigenlijk kan dit snel en redelijk eenvoudig: de truuk zit in het volgende:

• Je zorgt voor 2 data series:
  1. Eéntje met de startdatum van een fase
  2. Een tweede met de duur van de fase
• Je zorgt dat serie 1 onzichtbaar wordt weergegeven, en serie 2 zichtbaar.
• Je zorgt dat je tijdsas begint bij het begin van het project.

Bekijk in het filmpje hieronder hoe dit in zijn werk gaat!

Probleem: Je hebt een lijst met verschillende waarden, waaronder ook waarden die meer dan één keer voorkomen. We willen weten welke van de waarden meer dan 1 keer voorkomt.

Oplossing: gebruik de COUNTIF() functie!

De COUNTIF() functie geeft als uitkomst het aantal keren dat een bepaalde waarde voorkomt in een lijst van waarden. We zullen werken met een voorbeeld om dit duidelijk te maken.

We hebben een lijst van namen, waarin een aantal namen meer dan 1 keer voorkomt. Welke komen meer dan 1 keer voor?

In cel B2 geven we volgende formule in: =COUNTIF($A$2:$A$13;A2)

Deze formule zal dus het aantal keer tellen dat de waarde van cel A2 (“Daan”) voorkomt in de lijst van A2 tot A13.

Als we deze formule nu kopiëren tot beneden (B13) zullen we zien welke waarden meer dan 1 keer voorkomen!

Technorati : excel countif duplicates tutorial
Del.icio.us : excel countif duplicates tutorial
Zooomr : excel countif duplicates tutorial
Flickr : excel countif duplicates tutorial