Het moet zeker al gebeurd zijn: je hebt je tabellen gelinkt met de vlookup functie zoals we in één van onze vorige blogs (zie Hoe 2 tabellen linken met Excel) hebben uitgelegd. En hoera hoera, het werkt! Na een tijdje merk je dat plots het resultaat is veranderd en de vlookup functie naar de verkeerde kolom verwijst. Hoe is dit in godsnaam mogelijk?

Een typische oorzaak van dit probleem is het invoegen kolommen, zodat de verwijzing in de vlookup niet meer klopt (typisch door de nietsvermoedende collega die daardoor alles in de war stuurt, grrr…).

Er is relatief eenvoudige oplossing die dit probleem voor eens en voor altijd uit de wereld helpt: combineer de ‘vlookup’ functie met een ‘match’ functie.

Laten we teruggaan naar het voorbeeld van de vorige blog: hierin koppelen we de tabel klanten met de tabel producten (en meer bepaald de prijs):

Een analyse van de formule in verschillende stappen:

1. We zoeken $B4 ofwel ‘product code’ 12345-26

2. De tabel waarin we zoeken is A1 tot D13 in de prijslijst sheet:

3. We wensen de prijs terug te vinden, dus kiezen we voor kolom D en dit is de 4de kolom

Het probleem is dat als we in de tabel ‘prijslijst en kolom zouden toevoegen, dan zal je zien dat het resultaat niet meer klopt:

Kolom 4 uit de vlookup functie verwijst nu nog steeds naar kolom D, nu echter de voorraad in plaats van de prijs.

In de plaats van de referentie van de kolom hardcoded in te geven, kunnen we ze ook eenvoudig laten berekenen door volgende functie:

match(“prijs (EUR)”;prijslijst!$A$1:$E$1;0)

Opgelet: de (unieke) naam van de header rij wordt hierdoor wel zeer belangrijk

Als we vervolgens deze functie in de vlookup innesten, zijn al onze problemen opgelost.

Om de principes van de vorige post duidelijk te maken (en aan te tonen dat we met concrete oplossingen komen ) hieronder voorbeeld van hoe je een bestaand excel model kan omtoveren in een gebruiksvriendelijk model met een waanzinnig dashboard output. Het volgt dezelfde structuur en geeft een stap per stap handleiding van hoe we te werk zijn gegaan.

We gebruiken een bestaand model (download hier van www.exinfm.com). Het model evalueert wat het meest voordelig is: een auto aankopen dan wel te leasen. Het is een redelijk eenvoudig model en dient enkel om een aantal principes te illustreren. De methode die wordt voorgesteld kan echter zonder problemen toegepast worden om de meest complexe modellen.

Hier gaan we dan…  (de resulterende excel staat in de ‘nuttige excels’ lijst voor download)

0. Voorbereiding

Het model ziet er zo uit:

1. Weet wat je wil

We willen een eenvoudige tool die ons snel en gemakkelijk de verschillen tussen de aankoop van een auto en het leasen van de wagen visueel duidelijk maakt.

Het is trouwens absoluut NIET de bedoeling om een debat op te starten of het model correct zou zijn opgesteld en hoe een leasing contract juist berekend wordt!

2. Denk output

We willen aan de hand van enkele parameters inzicht krijgen in:

• Vergelijking van de geactualiseerde huidige waarde (NPV) van de 2 alternatieven: Dit is de belangrijkste output voor een investeringsbeslissing. We opteren om de numerieke gegevens te gebruiken
• Belangrijk om de resulterende cash-flows te analyseren om de impact op de liquiditeit te bepalen. We kiezen de bar-chart per maand.
• Hoe verandert de huidige waarde als functie van de interestvoet. Sensitiveitsanalyse, we kiezen voor een lijngrafiek met op de x-as de interestvoet en op de y-as de huidige waarde van de huidige kost. De interestvoet varieert van 5% tot 15% (per procent).

3. Gebruik de black-box methode

Schematisch weergave van de black-box methode:

Definities:

• Model parameter:
  • Verkoopsbelasting op auto’s

• Model input aankoop:
  • Officiële prijs
  • Onderhandelde prijs
  • Verkeersbelasting
• Model input Lease:
  • Lease periode (maanden)
  • Verkoopswaarde aan het eind van de lease
  • Interest voet (APR)
  • Maandelijkse betaling voor lease

• Model output:
  • NPV van totale kost van aankoop wagen
  • NPV van totale kost van de lease van de auto
  • Tabel met betaling per maand in aankoop scenario
  • Tabel met betaling per maand in lease scenario
  • Tabel met NPV van de totale kost van de lease van de auto voor de verschillende interestvoeten

Hoe?

1. Creeër een nieuwe sheet ‘IN-PARAM’

2. Link de inputs door naar het model

3. Creeër een nieuwe scheet ‘OUT’

4. Link de verschillende output door naar sheet (opmerking: om de sensitiviteitsanalyse gemakkelijk te kunnen opstellen, maken we gebruik van de functie ‘table’, excel laat echter niet toe dat input en output op verschillende sheet staan, hierdoor zijn we verplicht om de tussenberekening op de sheet ‘IN-PARAM’ uit te voeren)

5. Creeër een nieuwe sheet ‘Dashboard’

6. Ontwerp het dashboard en maak de verschillende grafische ouput voor het dashboard

4. Test test test test

Uiteraard belangrijk, vermits het hier over een eenvoudig model gaat, is het relatief gemakkelijk om te controleren of het resultaat overeenkomt met de resultaten van het oorspronkelijk model. Het valt redelijk veel voor dat er hierdoor bugs in het oorspronkelijke model bovenwater komen.

5. Verhoog gebruiksvriendelijkheid – user interface

Vermits de sheets ‘OUT’ en ‘Blackbox’ eigenlijk enkel tussen berekening bevatten, kunnen we die gemakkelijk verbergen voor de gebruiker.

De wereld wordt steeds sneller en complexer – niettemin wordt er verlangd dat beslissingen kordaat en onderbouwd genomen worden. Zeker in de bedrijfswereld gaan deze belangrijke beslissingen gepaard met steeds meer verfijnde analyses door ingewikkelde financiële en operationele (excel) modellen. Niet zelden overdonderen deze modellen ons met een zondvloed van gegevens en data, waardoor we de bomen niet meer door het bos zien. Als gevolg is efficiente rapportering dikwijls een ramp.

De oplossing van dit probleem is het invoeren van een doordacht dashboard systeem, waarbij data wordt gestructuurd in verschillende niveaus en representaties. Dashboards kunnen opbouwd worden op zeer verschillende manieren (grafisch, Key Perfomance Indicators, verklikker lichtjes, enz). In andere posts geven we specifiek advies hoe je efficiente dashboards kan ontwerpen. Hieronder geven we aan hoe eenvoudig het is om een dashboard in te voeren in een bestaand excel model. Het is een zeer eenvoudige manier om je manager te verrassen met een krachtig beslissingstool!

In deze post geven we 5 basis principes die cruciaal zijn om een dashboard te maken voor een bestaand excel workbook zodat efficient kan gerapporteerd worden.

1. Weet wat je wil: waarom een dashboard?  wie zal het gebruiken? wie kan data interpreteren?

2. Denk output: vergeet niet dat je bestaande model een tool is om te helpen bij een bepaald probleem/beslissing. Wat wil je eigenlijk echt weten?

3. Gebruik black box methode: splits je excel op in duidelijke model inputs, model outputs (dashboard) en het model dat de berekeningen uitvoert.

4. Test test test test: we kunnen het niet vaak genoeg herhalen: test de resultaten die uit het dashboard komen tot je voldoende comfort hebt.

5. Verhoog gebruiksvriendelijkheid:  zorg ervoor dat het dashboard kan gebruikt worden door de iets minder tech-savvy collega.

1. Weet wat je wil

Zonder hier te lang te blijven stilstaan, toch een aantal bemerkingen die belangrijk zijn als je met dashboards begint.

Dashboards zijn een krachtige manier om data te consolideren en voor te stellen. Het expliciete doel ervan is om trends duidelijk te maken en beslissingen te vergemakkelijken. Het interpreteren van de dashboard is daarbij een must.

Als bijvoorbeeld de verkoopscijfers van een bepaald product plots spectaculair zouden dalen, zal dit zeer duidelijk en objectief weergegeven worden in het verkoopsdashboard. Wat de gepaste actie is daarentegen hangt af van vele andere factoren (zijn andere producten gestegen? is er een probleem in de markt? is er een probleem met de verkopers?  kwaliteitsproblemen?  heeft de concurrentie een nieuw product gelanceerd?  enz…).

Hieronder een checklist van een aantal aspecten die mogelijks belangrijk kunnen zijn:

• Model gebruikers: wordt het dashboard geprint en gebruikt als schriftelijk rapportering of gaan gebruikers het excel model zelf gebruiken? wie bedient de knoppen?
• Dashboard gebruikers: wie krijgt het dashboard te zien? Is het nuttige informatie voor hun?
• Updates: Is het nodig om parameters aan te passen (waarschijnlijk wel), wie doet dit? Hoe frequent?
• Veiligheid: Ze maken als dusdanig bedrijfsdata zeer transparant. Het is uiteraard niet wenselijk dat deze informatie in te verkeerde handen valt.

Uiteindelijk is het belangrijk dat je weet wat je wil. Daarbij moet wel opgemerkt worden dat excel modellen dikwijls overgelaten worden aan de experten – management heeft meestal geen interesse of tijd om er zich in te verdiepen. Dit is NIET het geval met Dashboard, je zult merken dat ze dit zeer ernstig nemen. Het is dus wijzelijk om ze er vanin het begin bij te betrekken.

2. Denk output

Weten wat je wilt is zeer belangrijk bij het opzetten van dashboards. Daarbij moet wel opgemerkt worden dat het opbouwen van excel modellen dikwijls overgelaten worden aan de experten – management heeft meestal geen interesse of tijd om er zich in te verdiepen.

Dit is NIET het geval met Dashboard, je zult merken dat management en directie dit zeer ernstig nemen. Het is dus wijzelijk om ze er vanin het begin bij te betrekken.

Hierbij is het belangrijk om te redenen in output en resultaten. Vergeet even de complexiteit van het excel model waarop je zo gezwoegd hebt. Organizeer een brainstorm met de verantwoordelijke manager en probeer die ene vraag te beantwoorden: wat willen we eigenlijk weten (meten)?

Maak een lijst met mogelijke outputs en beslis hoe je die het best kan weergeven. Sommige resultaten kan je best numeriek weergeven, andere misschien best in een grafiekje, andere dan weer als een verklikker lichtje…

Als je die lijst hebt (en je hebt die afgecheck met de verantwoordelijke manager(s)), kan je je dashboard beginnen ontwerpen!!

Uiteraard moeten al die outputs nog correct uit het model gehaald worden.

3. Gebruik de black-box methode

Schematisch weergave van de black-box methode:

Definities:

• Model parameter: numerieke waarden die in het model gebruik worden, maar slecht zeer zelden veranderen. (voorbeelden zijn bv. conversieparamters (bv 0.304 8m/ft), interne transfer prijzen, … Het is een goede gewoonte om numerieke gegevens strikt te scheiden van formules, zeker indien ze kunnen veranderen.
• Model input: numerieke waarden die in het model gebruikt worden en op regelmatige tijdstippen geactualiseerd moeten worden om tot een correct resultaat te komen.
• Model output: numerieke waarden die het resultaat zijn van berekeningen van het model.

Het gebruik van de black-box methode heeft als groot voordeel dat het compatibel is met externe dashboard toepassingen die commercieel op de markt te vinden zijn (ze zijn gebaseerd op het inlezen (mapping) van gegevens).

In de praktijk is de black-box methode extreem eenvoudig, hoewel het een zekere dosis discipline vereist.

• Organizeer inputs in verschillende (logisch opgebouwde) input sheet en/of forms. Indien nodig (maar vermijd indien mogelijk) koppel ze aan externe data bronnen (database, andere excel sheets…).
• Organizeer model parameters in aparte sheet(s) – het verschil tussen inputs en model parameters kan soms zeer klein zijn, belangrijk is dat GEEN ENKELE INPUT RECHTSTREEKS INGEVOERD WORDT IN HET MODEL!
• Alle berekeningen van het model gebeuren in aparte sheet(s) – afhankelijk van de complexiteit van het model kan dit over meerdere sheets verspreid zijn.
• Verzamel (link door of bereken locaal) alle outputs in aparte (sheets)
• Creeer Dashboard sheet(s) waarbij de outputs gebruik worden voor de rapportering (met grafische voorstelling)

De sheets een duidelijke naam geven helpt om het overzicht te bewaren (bv. voor input sheets: IN – prijslijst) en waarom de tabs geen kleur geven afhankelijk van het type sheet.

4. Test test test test

Het kan niet genoeg benadrukt worden: test je dashboards tot je voldoende vertrouwen hebt dat alles goed doorgelinkt en berekend is.

Hoewel er boeken zijn volgeschreven over model tests en data integriteit, zeker voor zeer complexe modellen, zijn er een aantal eenvoudige en beproefde methoden beschikbaar:

• Vergelijken met andere berekeningsmethoden (bv. handmatig, andere modellen, orde grootte berekeningen…)
• Veranderen van inputs en voorspellen output en dan vergelijken van resultaten met de voorspelling
• Testen van extreme inputs (bv. zet alle inputs ’s op 0, wat gebeurt er?)
• Opstellen van een testprogramma

5. Verhoog gebruiksvriendelijkheid – user interface

Er zijn verschillende redenen om de gebruiksvriendelijkheid van het model te verhogen:

• Eenvoudige en prettiger om ermee te werken
• Vermijd fouten door een ondoorzichtig kluwen van sheet, formules, tabellen enzo
• Makkelijker voor de niet-ervaren gebruiker
• Stuur de gebruikersmogelijkheden – maak het idiot proof

Hoewel we er in verschillende andere posts dieper op ingaan, hier alvast enkele nuttige tips:

• Gebruik kleurcodes  (vb. input cellen in blauw; formules in het zwart, formules die verwijzen naar andere sheet in italic…)
• Hide alle sheets waarin berekeningen gemaakt worden  -  toon enkel input en output sheets
• Gebruik user interface mogelijkheden van excel zoals forms met button, scroll bars,…

Uit verschillende reacties en commentaren blijkt dat er interesse is om ‘contextual’ menus te creeëren in excel.

Wel het kan en het is niet eens zo moeilijk!!!

“Contextual” menus zijn menus die veranderen afhankelijk van andere data input in de sheet. Een voorbeeld maakt het onmiddellijk duidelijk: stel je hebt een sheet waarbij je een een stuk taart wil beschrijven aan de hand van de kleur, de vorm en de smaak. Voor elk van deze eigenschappen heb je een menu van mogelijkheden. Je wil nu echter ervoor zorgen dat als de gebruiker de optie ‘kleur’ zou kiezen, het smaakmenu verschijnt en voor de optie ‘vorm’, het vormmenu, enz.

Hieronder wordt dit voorbeeldje uitgewerkt. Je kan het ook vinden in de lijst om te downloaden.

Stap 1: definieer je menus

Het is een goeie gewoonte om de menus te definieren en een naam te geven. Dit kan zeer eenvoudig. Selecteer de menu keuzes en type de naam van het menu in. Hieronder definieren we het menu “kleur”.

Zo kunnen we de menus ‘Menu’, ‘Kleur’, ‘Vorm’ en ‘Smaak’ definieren.

Het is zeer belangrijk dat de items van het master menu ‘Menu’ EXACT overeenkomen met de benaming van de andere menus.

Stap 2: Definieer het eerste keuze menu

Het instellen van een keuze menu gebeurt als volgt: selecteer welke cellen de dropdown menu moeten hebben. In het voorbeeld is dit G2 tot G10. Selecteer de ‘Validation’ functie in het tool menu.

Kies de optie ‘list’ en vul als data bron ‘=menu’ in. Hierdoor verwijs je naar de menu ‘Menu’ dat je in stap 1 gecreeerd hebt.

Het resultaat:

Stap 3: Definieer het tweede keuze menu, afhankelijk van de keuze van menu 1

Zoals stap 2, selecteer de eerste cel van de dropdown van het tweede menu moet hebben. In het voorbeeld is dit H2. Selecteer de ‘Validation’ functie in het tool menu.

Vul als bron de volgende functie in “indirect($G2)” – zorg dat je onmiddelijk de relatieve verwijzing juist zet, dat is altijd even nadenken, maar spaart later altijd zoveel tijd. Nadien de selectie doortrekken en klaar.

Wat gebeurt er? Vermits de keuze van de master menu ook de naam is van een menu, wordt die via de functie ‘indirect’ zo omgezet in de selectie met die naam. Bijvoorbeeld: we kiezen in het eerste menu ‘Kleur’, hierdoor wordt het tweede menu ‘indirect(Kleur)’ en vermits ‘Kleur’ gedefinieerd werd als selectie C2 tot C5.

Resultaat:

Probleem: Je bent bezig met het opbouwen van een spreadsheet in excel, maar je stelt vast dat je gegevens nodig hebt die reeds in een andere tabel beschikbaar zijn. Domweg werken met een copy/paste lijkt een tijdrovend werkje. Daarenboven kan je opnieuw beginnen als de gegevens van de andere tabel veranderen. Er is een veel elegantere manier: link beide tabellen aan elkaar en klaar.

We heben het voorbeeld dat hieronder wordt uitgewerkt in de lijst gezet, zodat je het kan downloaden.

Praktisch voorbeeld: Je wenst een overzicht per klant te maken, en welke producten die besteld heeft. In de tabel heb je uiteraard ook graag de prijs per product. De prijslijst van de verschillende producten wordt echter in een andere tabel bijgehouden en maandelijks herzien. Manueel invoeren van de prijs per product is een afstompend werkje, je hebt wel betere dingen te doen!! Oplossing beide tabellen aan elkaar linken en de informatie van de prijslijst wordt automatisch gebruikt in je overzicht per klant.

Oplossing: Om 2 tabellen te linken, kan je best de functie ‘vlookup’ gebruiken. Het is belangrijk om een informatie te bepalen die in de beide tabellen voorkomt. Deze gemeenschappelijke informatie zal je in staat stellen om de link tussen de 2 tabellen mogelijk te maken. In ons voorbeeld is dit de (unieke) product code (zie voorbeeld). Het is belangrijk dat dit in een kolom in tabel 2 staat en slechts 1 maal voorkomt (anders kan zou je dit kunnen linken aan meerdere waarden en welke is dan de goeie?)

vlookup(lookup_value,table_array,col_index_num,range_lookup)

lookup_value: de waarde die je wenst terug te vinden in de andere tabel. In ons voorbeeld is dit de (unieke) productcode. Maak hier de kolom referentie absoluut, zodat je later de formule makkelijk kan doortrekken.

tabel_array: de volledige tabel 2. In ons voorbeeld is dit de prijslijst van de verschillende producten. Maak de referentie van de tabel absoluut, zodat je later de formule makkelijk kan doortrekken.

col_index_num: Dit getal bepaalt de output van de functie. In ons voorbeeld zal de functie de product code opzoeken in de prijslijst. We wensen als resultaat van de functie de prijs van het product te verkrijgen. Vermits prijs in de 4de kolom van de prijslijst staat, vullen we hier 4 in, de 4de kolom dus.

range_lookup: vul hier ‘false’ in, zodat de functie naar een exacte ‘match’ zoekt.

Hieronder enkele screen dumps van ons voorbeeld om het wat concreter te maken:

1. Starten met de klantenlijst met product code

2. De prijslijst van de verschillende producten

3. Het linken van beide tabellen

4. Het uiteindelijke resultaat

Probleem: Je hebt een excel sheet opgebouwd met tientallen verschillende kolommen, alleen te veel om proper te kunnen printen. Voor presentaties wil je snel een voorgeformateerde template kunnen printen. Kolommen verbergen vind je maar een gedoe en daarbij komt nog dat het niet altijd dezelfde kolommen zijn die geprint moeten worden.

Oplossing: Definieer je print layout en maak het mogelijk om je kolommen met een dropdown menu snel te kiezen… en het neemt maar enkele minuten om op te zetten.

Stap 1: Definieer een cel van de kolom (cel rechts van keuze) en kies in het menu data ‘validation…’ – kies bij ‘Allow’ list en selecteer tenslotte de headers van de verschillende kolommen (optie 1, optie 2…) waaruit je de keuze wil maken.

Stap 2: Voeg een kolom toe en nummer je verschillende lijnen die je wil weergeven (in voorbeeld: 1, 2,3,4,5)

Stap 3: Gebruik ten slotte de functie ‘hlookup’ in de kolom (in voorbeeld rijen onder Optie 5) met

• Lookup_value: cell die je gedefinieerd hebt in stap 1 (gebruik absolute referentie)
• table_array: de volledige selectie van alle kolommen en lijnen die je wil kunnen kiezen – de eerste lijn moet de lijn met de headers zijn (bebruik ook hier absolute referenties)
• row_index_num: verwijs naar de cel van dezelfde lijn in de kolom die je in stap 2 bijgevoegd hebt- gebruik relatieve referentie voor lijnen, absolute voor kolom
• range_lookup: false

Indien je nu de keuze verandert, selecteer je automatisch de waardes van de juiste kolom… uiteraard uit te breiden met verschillende kolommen.

Was deze uitleg nuttig? Heb je nog een ander probleem dat nog niet opgelost is? Vertel het in de comments!

excel