5 basis principes bij invoeren van KPI Dashboard in bestaand excel model

Posted on september 21, 2008 door

0


De wereld wordt steeds sneller en complexer – niettemin wordt er verlangd dat beslissingen kordaat en onderbouwd genomen worden. Zeker in de bedrijfswereld gaan deze belangrijke beslissingen gepaard met steeds meer verfijnde analyses door ingewikkelde financiële en operationele (excel) modellen. Niet zelden overdonderen deze modellen ons met een zondvloed van gegevens en data, waardoor we de bomen niet meer door het bos zien. Als gevolg is efficiente rapportering dikwijls een ramp.

De oplossing van dit probleem is het invoeren van een doordacht dashboard systeem, waarbij data wordt gestructuurd in verschillende niveaus en representaties. Dashboards kunnen opbouwd worden op zeer verschillende manieren (grafisch, Key Perfomance Indicators, verklikker lichtjes, enz). In andere posts geven we specifiek advies hoe je efficiente dashboards kan ontwerpen. Hieronder geven we aan hoe eenvoudig het is om een dashboard in te voeren in een bestaand excel model. Het is een zeer eenvoudige manier om je manager te verrassen met een krachtig beslissingstool!

In deze post geven we 5 basis principes die cruciaal zijn om een dashboard te maken voor een bestaand excel workbook zodat efficient kan gerapporteerd worden.

1. Weet wat je wil: waarom een dashboard?  wie zal het gebruiken? wie kan data interpreteren?

2. Denk output: vergeet niet dat je bestaande model een tool is om te helpen bij een bepaald probleem/beslissing. Wat wil je eigenlijk echt weten?

3. Gebruik black box methode: splits je excel op in duidelijke model inputs, model outputs (dashboard) en het model dat de berekeningen uitvoert.

4. Test test test test: we kunnen het niet vaak genoeg herhalen: test de resultaten die uit het dashboard komen tot je voldoende comfort hebt.

5. Verhoog gebruiksvriendelijkheid:  zorg ervoor dat het dashboard kan gebruikt worden door de iets minder tech-savvy collega.

1. Weet wat je wil

Zonder hier te lang te blijven stilstaan, toch een aantal bemerkingen die belangrijk zijn als je met dashboards begint.

Dashboards zijn een krachtige manier om data te consolideren en voor te stellen. Het expliciete doel ervan is om trends duidelijk te maken en beslissingen te vergemakkelijken. Het interpreteren van de dashboard is daarbij een must.

Als bijvoorbeeld de verkoopscijfers van een bepaald product plots spectaculair zouden dalen, zal dit zeer duidelijk en objectief weergegeven worden in het verkoopsdashboard. Wat de gepaste actie is daarentegen hangt af van vele andere factoren (zijn andere producten gestegen? is er een probleem in de markt? is er een probleem met de verkopers?  kwaliteitsproblemen?  heeft de concurrentie een nieuw product gelanceerd?  enz…).

Hieronder een checklist van een aantal aspecten die mogelijks belangrijk kunnen zijn:

  • Model gebruikers: wordt het dashboard geprint en gebruikt als schriftelijk rapportering of gaan gebruikers het excel model zelf gebruiken? wie bedient de knoppen?
  • Dashboard gebruikers: wie krijgt het dashboard te zien? Is het nuttige informatie voor hun?
  • Updates: Is het nodig om parameters aan te passen (waarschijnlijk wel), wie doet dit? Hoe frequent?
  • Veiligheid: Ze maken als dusdanig bedrijfsdata zeer transparant. Het is uiteraard niet wenselijk dat deze informatie in te verkeerde handen valt.

Uiteindelijk is het belangrijk dat je weet wat je wil. Daarbij moet wel opgemerkt worden dat excel modellen dikwijls overgelaten worden aan de experten – management heeft meestal geen interesse of tijd om er zich in te verdiepen. Dit is NIET het geval met Dashboard, je zult merken dat ze dit zeer ernstig nemen. Het is dus wijzelijk om ze er vanin het begin bij te betrekken.

 

2. Denk output

Weten wat je wilt is zeer belangrijk bij het opzetten van dashboards. Daarbij moet wel opgemerkt worden dat het opbouwen van excel modellen dikwijls overgelaten worden aan de experten – management heeft meestal geen interesse of tijd om er zich in te verdiepen.

Dit is NIET het geval met Dashboard, je zult merken dat management en directie dit zeer ernstig nemen. Het is dus wijzelijk om ze er vanin het begin bij te betrekken.

Hierbij is het belangrijk om te redenen in output en resultaten. Vergeet even de complexiteit van het excel model waarop je zo gezwoegd hebt. Organizeer een brainstorm met de verantwoordelijke manager en probeer die ene vraag te beantwoorden: wat willen we eigenlijk weten (meten)?

Maak een lijst met mogelijke outputs en beslis hoe je die het best kan weergeven. Sommige resultaten kan je best numeriek weergeven, andere misschien best in een grafiekje, andere dan weer als een verklikker lichtje…

Als je die lijst hebt (en je hebt die afgecheck met de verantwoordelijke manager(s)), kan je je dashboard beginnen ontwerpen!!

Uiteraard moeten al die outputs nog correct uit het model gehaald worden.

 

3. Gebruik de black-box methode

Schematisch weergave van de black-box methode:

image

Definities:

  • Model parameter: numerieke waarden die in het model gebruik worden, maar slecht zeer zelden veranderen. (voorbeelden zijn bv. conversieparamters (bv 0.304 8m/ft), interne transfer prijzen, … Het is een goede gewoonte om numerieke gegevens strikt te scheiden van formules, zeker indien ze kunnen veranderen.
  • Model input: numerieke waarden die in het model gebruikt worden en op regelmatige tijdstippen geactualiseerd moeten worden om tot een correct resultaat te komen.
  • Model output: numerieke waarden die het resultaat zijn van berekeningen van het model.

Het gebruik van de black-box methode heeft als groot voordeel dat het compatibel is met externe dashboard toepassingen die commercieel op de markt te vinden zijn (ze zijn gebaseerd op het inlezen (mapping) van gegevens).

In de praktijk is de black-box methode extreem eenvoudig, hoewel het een zekere dosis discipline vereist.

  • Organizeer inputs in verschillende (logisch opgebouwde) input sheet en/of forms. Indien nodig (maar vermijd indien mogelijk) koppel ze aan externe data bronnen (database, andere excel sheets…).
  • Organizeer model parameters in aparte sheet(s) – het verschil tussen inputs en model parameters kan soms zeer klein zijn, belangrijk is dat GEEN ENKELE INPUT RECHTSTREEKS INGEVOERD WORDT IN HET MODEL!
  • Alle berekeningen van het model gebeuren in aparte sheet(s) – afhankelijk van de complexiteit van het model kan dit over meerdere sheets verspreid zijn.
  • Verzamel (link door of bereken locaal) alle outputs in aparte (sheets)
  • Creeer Dashboard sheet(s) waarbij de outputs gebruik worden voor de rapportering (met grafische voorstelling)

De sheets een duidelijke naam geven helpt om het overzicht te bewaren (bv. voor input sheets: IN – prijslijst) en waarom de tabs geen kleur geven afhankelijk van het type sheet.

 

4. Test test test test

Het kan niet genoeg benadrukt worden: test je dashboards tot je voldoende vertrouwen hebt dat alles goed doorgelinkt en berekend is.

Hoewel er boeken zijn volgeschreven over model tests en data integriteit, zeker voor zeer complexe modellen, zijn er een aantal eenvoudige en beproefde methoden beschikbaar:

  • Vergelijken met andere berekeningsmethoden (bv. handmatig, andere modellen, orde grootte berekeningen…)
  • Veranderen van inputs en voorspellen output en dan vergelijken van resultaten met de voorspelling
  • Testen van extreme inputs (bv. zet alle inputs ’s op 0, wat gebeurt er?)
  • Opstellen van een testprogramma

 

5. Verhoog gebruiksvriendelijkheid – user interface

Er zijn verschillende redenen om de gebruiksvriendelijkheid van het model te verhogen:

  • Eenvoudige en prettiger om ermee te werken
  • Vermijd fouten door een ondoorzichtig kluwen van sheet, formules, tabellen enzo
  • Makkelijker voor de niet-ervaren gebruiker
  • Stuur de gebruikersmogelijkheden – maak het idiot proof

Hoewel we er in verschillende andere posts dieper op ingaan, hier alvast enkele nuttige tips:

  • Gebruik kleurcodes  (vb. input cellen in blauw; formules in het zwart, formules die verwijzen naar andere sheet in italic…)
  • Hide alle sheets waarin berekeningen gemaakt worden  –  toon enkel input en output sheets
  • Gebruik user interface mogelijkheden van excel zoals forms met button, scroll bars,…
Advertenties